چشم‌پوشی از دستورات نوار دستور
پرش به محتوای اصلی
ورود

:

تعريف اسناد و مدارك



- تعريف اسناد و مدارك

   اسناد و مدارك مورد نظر در اين دستورالعمل عبارت است از كليه نوشته ها، نامه ها، گزارشها، صورتجلسه ها، قراردادها، ابلاغيه ها، اخطاريه ها، فرم ها، دفترها، پرونده ها، بارنامه ها، قبوض، مدارك و سوابق كاركنان، نمودارها، شرح وظايف، نقشه ها، ميكروفيلم، نوار، ميكروفيش، فيلم، زينك، ديسكت و ساير مكتوباتي كه در اجراي وظايف اداري و تكاليف قانوني و مقرراتي تهيه، دريافت و نگهداري كرده و يا مي كنند.
 
تذكر: كليه اسناد و مدارك مذكور مادامي كه در اداره / واحد مربوطه نگهداري مي شود، جزو اسناد و مدارك جاري همان واحد / اداره محسوب مي شوند
  
تعريف اسناد از نظر حقوقي و قضايي
 
از نظر حقوقي سند يكي از وسايل اثبات حق است. به موجب ماده 1284 قانون مدني ايران سند عبارت است از« هر نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد». منظور از نوشته ها يا خط علامتي است كه در روي صفحه خود را نشان دهد و مبين پيام يا مفهوم خاصي باشد
 
سند از نظر قانون سازمان اسناد ملي ايران
 
عبارت است از «كليه مراسلات»، دفاتر، پرونده ها، عكس ها و... ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه و صادر و يا دريافت شده و به طور مداوم يا غير مداوم در تصرف دولت بوده، از لحاظ اداري، اقتصادي، قضايي، سياسي، فرهنگي، علمي و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران داراي ارزش نگاهداري دايمي باشد
  
انواع سند
 
سند از حيث درجه و آثار حقوقي بر 3 نوع است:
1-     رسمي
2-عادي
3-لازم الاجرا
براساس ماده 1287 قانون مدني، هر سندي كه در ادارات ثبت اسناد و مدارك و يا دفاتر رسمي و يا نزد ساير مامورين رسمي در حدود صلاحيت آنها و همچنين بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشد، رسمي است و ساير اسناد در زمره اسناد عادي تلقي مي شوند، مشروط بر اينكه داراي امضاء يا مهر طرف باشد.
سند رسمي بايد اين شرايط را داشته باشد:
1- نزد مراجع رسمي مانند ادارات اسناد و املاك ثبت احوال و... تنظيم شده باشد.
2- صلاحيت مامور در تنظيم آن محرز باشد.
3- در تنظيم آن، مقررات مربوطه رعايت شده باشد.
عبارت لازم الاجرا، براي اسنادي به كاربرده مي شود كه به موجب قانون به آن قوت قانوني و اجرايي داده باشند. اسناد لازم الاجرا مستند به رسمي بودن آن سند مي‌باشد مانند چك هاي صادره به عهده بانكها و همچنين كليه اسناد رسمي راجع به معاملات املاك ثبت شده
 
 فلسفه سند نويسي
 
فلسفه و هدف از نوشتن اسناد، استوار ساختن اساس مالكيت و امنيت قضايي است. اگر تامين قضايي نباشد، اساس مالكيت متزلزل و حقوق افراد دستخوش اميال ديگران مي شود و قضاوت صحيح فقط بر مبناي سند و مدارك مورد قبول استوار است.
به موجب ماده 1 قانون شهادت در امارت « هيچيك از عقود و تعهدات (مگر در مواردي كه قانون استثنا كرده است را نمي توان فقط به وسيله شهادت شفاهي يا استشهاد اثبات كرد و به موجب ماده 3 همين قانون، بعضي ازدعاوي را در صورتي ميتوان قابل پذيرش دانست كه تحصيل سند به واسطه حوادث غير عادي، ممكن نباشد
 
 ارزش اسناد
  ارزش به مفهوم كلي، درجه اهميتي است كه اشياء و افكار در رفع حوائج فردي و اجتماعي دارد و از نظر اقتصادي معيار و تعيين كننده اهميت اشياء در خدمات است.
ارزش اسناد از ديدگاههاي مختلف، قابل طبقه بندي بوده و نوع طبقه بندي آنها، بستگي به نحوه استفاده و كاربرد آن سند دارد .
اسناد از نظر ارزش به طبقات مختلف تقسيم شده اند كه اهم آن عبارتند از:
1- ارزش اسناد براي سازمانهاي دولتي يا ساير موسسه ها از لحاظ اجراي وظايف.
2- ارزش اسناد براي مردم متعارف، از نقطه نظر فايده عملي ناشي از اطلاعات مندرج در آنها.
3-  ارزش اسناد براساس استفاده محققان و پژوهشگران در فعاليت هاي تحقيقاتي و تقسيم بندي‌هاي ديگر از نظر اداري مالي، حقوقي، تاريخي، علمي و...
4- موادي از قانون مجازات اسلامي مصوب سال 1375 مجلس شوراي اسلامي